통합정보시스템 사용 불편하진 않으십니까?

▲통합정보시스템 모바일 버전

  학기가 시작되기 전이면 모든 학우가 분주해지기 시작한다. 복학과 휴학, 수강신청과 등록금 납부 등 한 학기를 잘 보내기 위한 준비를 하는 시기이기 때문이다. 이 모든 일을 처리하려면 우리 대학의 홈페이지 그리고 통합정보시스템을 이용하게 된다. 하지만 매년 고질적으로 발생하는 문제가 있다. 바로 수강신청 날에 많은 학우가 통합정보시스템에 접속하기 위해 몰려들면서 서버가 다운되는 문제다. 실제로 18년 1학기 수강신청 기간에는 접속조차도 하지 못하는 학우들이 대부분이어서 수강신청일이 미뤄지는 사건까지 발생했다. 이런 문제점은 비단 우리 학교에서만 일어나는 일은 아니지만, 넘겨버릴 수 없는 반드시 고쳐져야 하는 문제이기도 하다. 이러한 문제점을 토대로 통합정보시스템에 대한 불편함과 개선되어야 할 점을 알아보자.

  먼저 학교 홈페이지와 통합정보시스템을 관리하는 곳은 정보전산원이다. 이 기관은 ▲웹메일 ▲인터넷디스크 ▲무선 인터넷망 ▲소프트웨어 등 학내 전산 시스템을 전반적으로 관리하는 기관이다. 마찬가지로 수강신청이나 학적관리, 등록관리도 이곳에서 모두 처리된다. 더 깊이 들어가면 정보화 기획기반 부서와 학사행정 정보부서로 나뉘어 체계적으로 관리하고 있고 모바일 애플리케이션은 두 부서에서 공통으로 관리하고 있다. 특히 우리가 많이 이용하는 통합정보시스템은 학사행정 정보부서에서 관리하고 있으며 크게 ▲수업?수강 ▲입시?학적 ▲등록?장학 부분으로 나눠 업무처리를 하고 있다. 또한, 네트워크 부분은 정보화 기획기반부서에서 지원받아 업무를 진행한다. 이렇게 관리를 하고 있음에도 버그나 서비스 사용에 대한 불편한 점이 많이 보이기 때문에 사용자들의 버그 제보가 많이 필요하다고 관계자들은 말하고 있다. 버그 제보는 바로바로 서비스나 전화로 많이 제보하고 있는데 그 예로 가장 문의가 많이 오는 종류인 기종에 따른 호환성 문제나 프로그램 충돌에 관한 문제가 있다. 이러한 문제들은 금방 처리가 되는 편이지만 이 외에도 발견되는 버그나 불편사항도 빼놓을 수 없을 만큼 많다.

  방제용(IT정보제어공학?15) 학우는 “메뉴구성이 직관적이지 않아 어느 곳에 원하는 메뉴가 있는지 찾기 힘들다”며 “원하는 메뉴에 쉽게 접근하기 위해 자주 쓰는 메뉴가 있었으면 좋겠다.”는 의견을 제시했고, 조규민(화학?15)학우는 “학우들이 많이 몰리는 기간이 아닌데도 통합정보시스템이 들어가 지지 않을 때가 있다. 또 우리 대학 애플리케이션이 스마트폰에 깔려 있긴 하지만 굳이 사용의 필요성을 느끼지 못하고 있다. 컴퓨터로 접속하는 것에 비해 할 수 있는 게 제한적이다.”라며 아쉬움을 토로했다. 또한 강효석(미디어문화?15)학우는 “다른 브라우저에서 통합정보시스템에 로그인하면 잘 되는데 크롬은 로그인할 수 없는 경우가 있다.”며 답답함을 이야기했다. 이외에도 페이스북 페이지인 ‘K대신 전해드립니다’에서도 “통합정보시스템에서의 뒤로 가기 문제”나 “FAQ(자주 묻는 질문)가 필요한 것 같다.”등 많은 불편사항이 올라왔다.

  이런 학우들의 의견을 반영해 정보전산원의 나성일 주무관, 김정민 조교와 간단하게 인터뷰를 진행했다. 첫 번째로 자주 쓰는 메뉴가 있었으면 좋겠다는 의견에 대한 답변으로는 “자주 쓰는 메뉴는 이미 구현되어있지만 많은 분이 찾지 못하시는 것 같아 저희 측에서도 아쉬움을 느끼고 있다. 또한, 통합정보시스템은 학우들만 쓰는 게 아니라 교직원들도 사용하고 있기 때문에 학우 측과 교직원 측 사용자 모두를 만족시키기가 어렵다.”며 양해를 구하면서 “하지만 학우 대다수가 불편함을 느끼고 있다면 의견을 수렴하여 메뉴구성을 다르게 만들어보겠다. 불편한 점, 건의사항 등이 있으신 학우 분들은 주저하지 말고 연락해 제보해주시길 바란다.”고 말했다.

  또한 두 번째로 크롬브라우저 로그인 문제에 대해서는 가장 많이 들어오는 문의라고 하며 눈을 밝혔다. 나성일 주무관은 이 문제에 관해서 통합정보시스템 자체의 문제라기보다는 크롬 자체의 기능에 대한 문제라고 설명했다. 정리하자면 크롬에는 비밀번호 저장을 하는 기능이 있으며 어쩌다 잘못된 비밀번호가 브라우저에 저장되어버리면 정확한 비밀번호를 입력하더라도 크롬 자체적으로 이미 저장된 잘못된 비밀번호로 수정되어 로그인 시도가 되기 때문에 오류가 뜬다는 설명이다. 이를 해결하는 방안은 크롬 설정에서 저장된 비밀번호를 초기화시키는 것이다.

  세 번째로 ‘모바일 통합정보시스템에서 뒤로 가기를 누르면 종료하겠습니까?’라는 메시지가 출력되는 문제에 대해서는 “모바일 통합정보시스템은 군산대학교 애플리케이션과 독립된 프로그램이지만 연동되어 사용하고 있다.”며 결론적으로 “군산대학교 애플리케이션은 하나의 애플리케이션으로 만들어진 것이 아닌, 여러 홈페이지 링크와 프로그램들을 모아놓은 것이기 때문에 모바일 통합정보시스템에 들어가게 되면 군산대학교 애플리케이션으로 돌아가는 것이 아니라 종료 메시지가 출력되는 것이다.”라고 말하며 “이 문제를 해결하려면 두 프로그램을 통합해서 다시 만들어야 하는데 이는 예산상 불가능할 것 같다”며 아쉬움을 나타냈다.

  네 번째로 FAQ(자주 묻는 질문)가 필요하다는 의견에는 긍정적으로 반응하며 “부서로 오는 자잘한 버그나 문제점 같은 것들에 대한 해결방안을 적어둔 FAQ가 개설된다면 사용자들이 좀 더 쉽게 통합정보시스템을 이용할 것 같다.”며 “내부회의를 통해 이른 시일 내에 만들어 보겠다.”고 말했다.

  마지막으로 학우들이 가장 크게 걱정하는 부분인 수강신청일의 서버 다운에 관한 문제에 대해서는 “걱정하실 필요가 없다.”며 자신감을 보였다. “작년 1학기 때 서버문제로 수강신청이 연기된 사례가 있어서 그 이후 사태의 심각성을 깨닫고 시스템 보강을 많이 했다.”고 밝히며 “작년과 비교하면 최대 10배까지 접속량을 늘렸으며 현재 교내 대학생 모두가 동시접속을 해도 문제가 없도록 보강한 상태이다. 또한, 서버 다운에 가장 큰 피해를 주는 매크로와 불법프로그램 사용자들은 적발 시 수강신청 취소처리를 하는 등 여러 대응 방안을 모색하고 있다.”고 말했다.

  여러 문제점과 해결방안이 나온 가운데 통합정보시스템에서 만족을 느끼고 있는 학우들도 많다. 고민제(수학?15)학우는 “수강신청 할 때 예약하는 시스템이 있어 너무 시간에 연연하지 않아서 좋다고 말하며 수강신청 기간에 군 복무 중이었는데, 수강신청 예약 기능을 잘 사용해서 무사히 수강신청을 마쳤다.”고 만족감을 드러냈다. 또한 “통합정보 시스템이 없으면 업무처리를 위해 학교를 왔다 갔다 해야 하는데 간단한 업무는 컴퓨터에서 가능하니 이런 부분은 편한 것 같다.”고 말했다.”

▲바로바로 서비스의 모바일 버전 불편한점이 있으면 건의하는 곳이다.

  정보전산원에서도 학우들에게 “피드백을 많이 받고 싶다.”고 말하며 “현재 전산 시스템 만족도 조사를 하고 있는데 개발자로서는 현장의 목소리와 의견이 중요한 법이라고 생각한다. 실제 사용하고 있는 학우들의 불평이나 개선점이 많이 왔으면 좋겠다.”고 희망했다. 또한, 정보전산원은 애플리케이션의 알림 시스템을 좀 더 보강할 예정이며 추후 강의 휴강 여부나 지원자 모집 등을 추가할 예정이라고 밝혔다.

  정보전산원은 우리가 생각하는 것보다 많은 일을 담당하고 있고, 학우들의 편의를 위해 불평, 불만 등을 최대한 수렴하려고 노력하고 있다. 정보전산원에서 말했던 것처럼 통합정보시스템은 우리가 이용하는 것이고 사용하면서 불편하다고 느낀 것들은 우리가 먼저 이야기하며 시스템을 발전시켜야 할 것이다. 아직 부족한 점은 많지만, 앞으로 더욱더 발전될 통합정보시스템을 기대해 본다.